7. Documentos Científicos - Parte II e Mala Direta.

Uso de Cabeçalhos e Rodapés

    Normalmente utilizamos os cabeçalhos ou rodapés para citar informações como número da página, data de produção dos textos, identificando o criador do trabalho... Enfim, existem inúmeras utilidades para os dois.

    Para podermos incluir um na página devemos apontar o mouse para o menu Exibir depois na opção Cabeçalho e Rodapé. Uma barra de opções parecida com a ao lado aparecerá.

    É possível alternar entre cabeçalho e rodapé clicando no ícone e alternar entre os cabeçalhos e rodapés de outras folhas clicando em ou .

Notas de Rodapé

    As notas de rodapé explicam, comentam ou fornecem referências sobre o texto de um documento. As notas de rodapé são exibidas no final de cada página de um documento.

    Elas Consistem em duas partes vinculadas, parte na marca de referência no texto e outra parte na nota do documento. Podemos numerar automaticamente as marcas ou personalizar, visto que quando for removida qualquer nota inserida automaticamente, o word se encarregará de renumerar as notas que sobrarem.

    Para inserir uma nota de rodapé deve-se prosseguir da seguinte forma:

1. Inicialmente clique o cursor onde deseja inserir uma nota de rodapé.
2. Clique no menu Inserir depois em Notas.
3. Uma caixa de dialogo idêntica ao lado abrirá.
4. Clique em Nota de rodapé ou certifique-se que está selecionada essa opção
• Nas opções Autonumeração o Word enumerará para você as notas.
• Em Personalizada você pode criar uma marca própria.
5. Caso a escolha seja Personalizada, clique no botão Símbolo para inserir um caractere de símbolo como referência de nota personalizada.
6. O botão Opções ajusta o posicionamento de notas, define as opções de formatação e numeração de notas, além de converter notas em notas.
7. Clique em Ok.
8. Em seguida, um painel para a digitação do texto será aberto. Depois de digitado a nota, clique no botão fechar ou no documento para voltar.

Notas de Fim

    Tem praticamente a mesma função das notas de rodapé, com a diferença de que as notas de fim normalmente são exibidas no final de um documento. Pode-se incluir notas de rodapé e notas de fim em um mesmo documento.

    Outra particularidade entre os dois é que o seu procedimento de inserção é praticamente o mesmo, diferenciando-se apenas na opção Notas de Fim e que a enumeração é feita com números romanos.

Índice de Figuras

    índice de ilustrações é uma lista de legendas de imagens, gráficos, elementos gráficos, slides ou outras ilustrações em um documento, junto com os números das páginas em que as legendas aparecem.

    Entendeu alguma coisa? Bom, resumindo, esse é o índice que podemos criar quando nosso documento possui muitas páginas, e esses são clicáveis, facilitando assim o acesso as informações. Geralmente vemos esses índices em apostilas na internet.

    Para criar um índice de imagens, especifique as legendas de imagem que deseja incluir. Quando você cria um índice de imagens, o Microsoft Word procura pelas legendas, classifica-as por número e exibe o índice de imagens no documento.

    O procedimento de criação não é muiito complicado. Trabalhando com a hipótese de que criamos um documento com muitas imagens, e em cada imagem setamos para que o word adicionasse uma AutoLegenda. Teriamos então várias imagens com legendas nesse documento.
    Poderíamos criar um índice das imagens para localizá-las com maior precisão. Vamos a prática:

1. Primeiramente, certifique-se de todas as imagens estarem com Legendas, ou as imagens que devem estar no índice.
   Temos quatro Figuras Neste exemplo, uma em cada página.
2. Aponte para o Menu Inserir depois Índice.
3. Uma janela, identica a Figura 1 (ao lado), surgirá.
4. Na guia Índice de Figuras teremos algumas configurações que podemos alterar, tipo:
   • Mostrar número da página: Se selecionado, aparece o número da página a que se refere a figura.
   • Alinhar nºs. de página à direita: Como a própria descrição informa, alinha os números de página a direita, se deselecionado, os números ficam posicionados próximos aos índices.
   • Preenchimento: Essa opção mostra o tipo de preenchimento do índice até o número da página.
   • Em Geral, temos as opções Formatos, Nome da Legenda e uma checkbox com a opção Incluir nome e número.
     • Formatos: Tem opções de formatos pré estabelecidos pelo word de índices.
     • Nome da Legenda: Geralmente já vem selecionado o correto, mas é possível trocar. Tem as opções Equação, Figura e Tabela.
     • A opção Incluir nome e número, se selecionada, mantém o nome da Legenda no índice.
   • Ainda temos dois botões, e .
     • Em Opções,
     • Em Modificar, é possível formatar fonte, recuo, teclas de atalho, dentre outras opções.
5. Clicamos em ok e o índice estará pronto, conforme a figura 2 ao lado.

Legendas

    Pode-se adicionar uma legenda, tanto automaticamente quanto manualmente, a uma tabela, equação, figura ou outro ítem no word. As Legendas são bem úteis para situar as imagens, tabelas e ou equações ao documento.

    Os passos são simples para adicionarmos Legendas ao nosso documento:

1. Selecionamos o ítem que queremos inserir uma legenda.
2. Clique no menu Inserir depois Legenda, ou clique com o botão direito do mouse e no menu suspenso na opção Legenda.
3. Uma caixa identica a figura 1 aparecerá.
4. Nessa caixa você tem uma caixa de texto Legenda, e as opções Nome e Posição.
   • Em Legenda, será adicionado o texto que servirá para a figura, tabela ou equação.
   • Na opção Nome, você seleciona o tipo de objeto a que se refere a Legenda: - figura, tabela ou equação.
   • Na opção Posição, é selecionado onde irá aparecer a legenda. Temos as opções acima e abaixo.
5. Além das opções mostradas acima, você tem a opção de criar um novo nome, ou excluir um nome criado anteriormente, bem como numerar as legendas.

    É interessante lembrar do botão , que serve muito bem ao nosso propósito, visto que é necessário apenas configurarmos uma vez e o word faz todo o "trabalho pesado", criando as legendas para as figuras, tabelas, equações e ou qualquer outro tipo que criarmos.

    Clicando no botão AutoLegenda, teremos mais opções, conforme a figura 2 nos mostra.

• Em Adicionar Legendas ao Inserir, selecionamos os objetos que o word vai classificar automaticamente, assim nos poupando um precioso tempo.
• Na opção nome da legenda, você seleciona o tipodas legendas do seu documento.
• Na opção Posição, você escolhe onde a legenda ficará visível.

    Note que se a legenda da tabela for ligada a um campo, esse aparecerá com o nome do campo. Para exibir os valores do campo, é necessário clicar com o botão direito sobre o campo e selecionar a opção Alternar códigos de Campo.

Criação de Documentos Mesclados (MALA DIRETA)

    Mala direta é um recurso do Word muito utilizado em empresas, servindo pra vários objetivos, por exemplo:

• Cartas aos clientes:
  • cobranças
  • aniversário
  • promoções
• Boletos de cobrança
• convites a Eventos, dentre outras coisas.

Usando Base de dados de Tabela criada no Word

    Como exemplo prático, temos a criação de um Certificado de participação de uma palestra. Os dados dos participantes estão localizados no arquivo dados.doc.

    A princípio, criamos um novo documento, e neste formatamos da forma de um Certificado:

• Folha na horizontal (Paisagem);
• Uma borda que combine com o Tema da Palestra/Curso;
• O texto será o mesmo para todos os participantes, exceto o Nome.

1. No menu Ferramentas, selecionamos a opção Mala direta;
2. Uma tela similar a Figura 2 aparecerá;
3. Nela clicamos no botão Criar e na opção Cartas modelo ...
4. Nos será questionado onde queremos criar a carta modelo, selecionamos a opção Janela Ativa. (Figura 3);
5. As opções Editar e Obter dados estará disponível. Como queremos mesclar esse documento aos dadoa disponíveis no arquivo dadod.doc (Figura 1) do Word, clicamos em Obter dados e depois em Abrir origem de dados. (Figura 4).
6. Uma caixa, com os arquivos, será aberta. Procure o arquivo e clique em Abrir.
7. O word exibirá uma mensagem informando que não existem campos de mesclagem, ou seja, não existem os campos onde serão exibidos os dados da tabela recém mesclada. Clicamos então em Editar documento principal (Figura 5) para inserir os campos manualmente.
8. Na Figura 6 temos um exemplo da Barra de Mala direta. Ela pode aparecer assim, ou disposta logo abaixo da barra de formatação, na parte superior ao texto.
9. Na opção Inserir campo teremos os dados da tabela, que no nosso exemplo o mais importante é o nome.
10. Devemos posicionar o cursor no local onde queremos inserir o campo, clicar na opção Inserir campo e no campo desejado. Algo parecido com isto { MERGEFIELD Nome } ou isso «Nome» irá aparecer.

Usando Base de dados de Tabela do excel

    Para inserir uma mala direta com dados mesclados de um documento do Excel (Figura 1) procedemos da mesma forma que no exemplo acima, modificando apenas na hora de selecionarmos o arquivo.
    O interessante é deixar claro que o excel é uma planilha eletrônica, e é melhor base de dados que uma tabela do Word, sendo muito mais completa, por isso mais indicada.
    Para bases de dados, podemos trabalhar com inúmeros arquivos de dados e não somente arquivos do Office®.